Tips praktis meningkatkan laba anda secara langsung
Sebagai event organizer, kemampuan anda mengelola keuangan dengan efektif akan sangat berpengaruh besar terhadap besar laba yang akan anda peroleh. Lalu simpul-simpul operasional manakah yang sangat berpengaruh terhadap besar kecilnya laba yang akan anda peroleh?
Yang pertama biaya produksi. Biaya produksi ini meliputi honor pembicara, sewa tempat, biaya promosi, honor free lancer.
Honor pembicara yang besar bisa menjadi kartu mati anda bila ternyata seminar yang anda selenggarakan gagal. Lalu bagaimana mensiasatinya? Anda bisa menawarkan sistem bagi hasil dengan pembicara anda. Dengan begitu bila seminar anda gagal, maka anda tidak perlu membayar pembicara anda.
Lalu sewa tempat yang mahal. Seringkali demi kesan yang berkelas, maka EO memaksakan diri menyewa tempat seminar yang mahal. Sebenarnya tidak perlu seperti itu. Selalu sesuaikan tempat seminar dengan segmen peserta, dan output seminar. Bila anda mau bersusah payah mencari, selalu ada tempat seminar yang pas dengan event anda, dan harganya miring.
Berikutnya adalah bagaimana anda mengelola karyawan anda. Selalu perhitungkan kebutuhan jangka panjang anda. Bila dalam waktu jangka panjang anda belum membutuhkan karyawan tetap, maka jangan rekrut karyawan tetap. Perekrutan karyawan hanya dilakukan bila tugas yang ada sudah tidak lagi tertangani dengan SDM yang ada. Hal ini akan sangat berpengaruh dengan besarnya gaji yang anda bayarkan setiap bulannya.
Lalu biasakanlah untuk menyelenggarakan rapat kordinasi yang berdurasi pendek, dibandingkan dengan rapat-rapat panjang yang melelahkan. Hal ini akan langsung mempengaruhi keuangan anda. Lalu usahakan menyewa ruang kantor yang semurah mungkin yang bisa anda dapatkan, bila hal ini tidak mengganggu brand image anda. Sedangkan pertemuan-pertemuan dengan klien dapat anda lakukan diluar kantor.
Kemudian susunlah sistem kerja yang standard. Sebisa mungkin seluruh kerja yang rutin dilakukan telah terstandarisasi secara tertulis. Hal ini akan memudahkan seluruh tim untuk saling mengisi kerja yang ada. Dan andapun dapat terus mengevaluasi sistem yang ada dan mengubahnya agar semakin efektif.
Gunakan teknologi untuk memudahkan anda. Gunakan software untuk pencatatan keuangan anda, mengelola karyawan, mengelola dokumen, mengelola peserta anda, mengirim dan menerima fax, dan lain sebagainya. Keuntungan penggunaan teknologi adalah, ia akan mempermudah kerja anda dan tim anda, sehingga jumlah tim anda tidak akan terus membengkak seiring dengan semakin banyaknya tugas-tugas.
Dan yang terakhir, gunakan sesedikit mungkin kertas. Upayakan komunikasi internal anda menggunakan nol kertas, alias tanpa kertas. Dan upayakan komunikasi anda dengan pihak suplier maupun peserta menggunakan sesedikit mungkin kertas. Hal ini dimungkinkan dengan kemajuan teknologi komputer dan internet. Mengapa? Karena menghemat kertas berarti menghemat pembelian ATK, menghemat tinta printer, biaya maintenance printer, biaya filling, menghemat ruang penyimpanan, dll.
